Personuppgiftspolicy för Landskapsrevisionen

Som personuppgiftsansvarig har landskapsrevisionen ansvaret för att personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och i enlighet med vad som föreskrivs i gällande dataskyddslagstiftning.

1. Ansvarig myndighet

Ansvarig myndighet är Landskapsrevisionen, FO-nummer: 0145076-7.

Landskapsrevisionen nås på följande sätt:

Postadress: PB 69, AX-22101 Mariehamn

Besöksadress: Strandgatan 37, AX-22100 Mariehamn
Telefon:  +358 18 25257
E-post: revisor@revisionen.ax

2. Tillämpningsområde för personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy gäller för registrerade vars personuppgifter inkommer till landskapsrevisionen och därmed behandlas av myndigheten. Den gäller också vid nyttjande av något av landskapsrevisionens system, program och/eller tjänster samt webbplats och sociala medier. Denna webbplats sparar inga kakor om ditt besök.

Personuppgiftspolicyn gäller även den som är anställd på landskapsrevisionen. 

3. Syfte med behandlingen

Landskapsrevisionen samlar framför allt in sådana personuppgifter som behövs vid granskningsuppdrag. Vid tjänstetillsättningar ingår personuppgifter i ansökningshandlingar på sedvanligt sätt.

4. Vilka data samlar landskapsrevisionen in?

Landskapsrevisionen samlar in personnummer och adressuppgifter endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något beaktansvärt skäl. Användandet av personuppgifter minimeras alltid i så stor utsträckning som möjligt. I regel samlas varken personnummer eller adressuppgifter in vid granskningsuppdrag. Förutom namn behövs vanligen kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer.

Ifall samtycke har lämnats för behandling av personuppgifter har man rätt att när som helst återkalla samtycket. Landskapsrevisionen är skyldig att meddela om personuppgifterna önskas användas på något annat sätt än de inhämtats för.

5. Hur behandlas personuppgifterna?

Vid Landskapsrevisionen finns inga register med personuppgifter, varken i fysisk eller elektronisk form. Personuppgifter behandlas bara vid tjänstetillsättningar och utförande av granskningsuppdrag.

6. Hur skyddas personuppgifterna?

För att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande eller ändring vidtas lämpliga fysiska, tekniska och administrativa åtgärder.

Den fysiska säkerheten är utformad för att förebygga obehörig åtkomst till databasutrustning. Elektroniska säkerhetsåtgärder, såsom brandväggar, tillträdesbegränsningar och kryptering ger skydd mot dataintrång och annan obehörig åtkomst.

Anställda på landskapsrevisionen samt eventuella personuppgiftsbiträden och underbiträden följer gällande informationssäkerhetsföreskrifter.

Om landskapsrevisionen trots vidtagna åtgärder skulle drabbas av en personuppgiftsincident anmäls incidenten till Datainspektionen inom 72 timmar utifall incidenten bedöms utgöra en risk mot eventuella fri- och rättigheter. Anmälan sker enligt de regler för rapportering som Datainspektionen tillhandahåller.

7. Personuppgiftsbiträden

Landskapsrevisionen kan använda sig av personuppgiftsbiträden i sin verksamhet. Behandlingen av personuppgifter omfattas av sekretessklausuler i de avtal Landskapsrevisionen har med personuppgiftsbiträden.

Om ett personuppgiftsbiträde i sin tur skulle anlita ett biträde kallas denna för underbiträde. Ett underbiträde kan aldrig anlitas utan landskapsrevisionens medgivande.

8. Med vem delas personuppgifterna?

När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden till landskapsrevisionen, sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka informationen har samlats in.

Landskapsrevisionen säljer inte personuppgifter vidare.

9. Var behandlas personuppgifterna?

Landskapsrevisionen strävar efter att personuppgifterna alltid ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES informeras om detta i förväg och det görs i så fall endast för att lagen kräver detta.

10. Hur länge lagras personuppgifterna?

Landskapsrevisionen lagrar personuppgifter så länge som det är rimligen nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket de samlats in och för att efterleva dataskyddsförordningen eller tillämpliga lagar.

Personuppgifter som skickas in till landskapsrevisionen utan att de efterfrågats kommer inte att sparas, med vissa undantag som till exempel spontana arbetsansökningar.

Vid arkivering av personuppgifter måste landskapsrevisionen följa arkivlagar och andra föreskrifter. Landskapsrevisionen har i många fall krav på sig att lagra personuppgifter under väldigt lång tid för att man långt fram i tiden ska kunna se hur man arbetade förr. Allt detta bestäms i enlighet med gällande lagar och andra föreskrifter som reglerar hur uppgifter ska hanteras. Alla har även möjlighet att fråga hur länge olika typer av personuppgifter kommer att lagras i arkiv.

11. Vilka rättigheter har du?

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som har sparats om honom eller henne hos landskapsrevisionen. Enligt dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvarige besvara den registrerades begäran om att få utöva sina rättigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran.

12. Dataskyddsombud

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Dataskyddsombudet kan kontaktas om dina personuppgifter hanteras av landskapsrevisionen och du har några frågor om det.

Dataskyddsombud
Telefon: +358 (0)18 25199
E-post: dataskyddsombud@regeringen.ax

13. Datainspektionen – Om du har klagomål

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av dataskyddsförordningen. Om du anser att landskapsrevisionen har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in klagomål till Datainspektionen. Kontaktuppgifter finns på myndighetens webbplats, http://www.di.ax/ .

14. Ändringar av denna personuppgiftspolicy

Eventuella uppdaterade versioner av policyn kommer att publiceras på landskapsrevisionens webbplats, www.revisionen.ax .